správa dokumentů

Upload / Nahrání

Nahrávat dokumenty mohou všichni uživatelé a dodavatelé s funkcí Dodavatel Gate kromě těch, kteří jsou v nastavení schvalovacího procesu vyloučen z kroku Upload.

Nahrát je možné několik dokumentů najednou. Limit pro velikost nahrávaného souboru je 5MB.

Po nahrání souborů je uživatel přesměrován na zpracování nahraných dokumentů. Uživatel může kdykoliv ukončit zpracování dokumentů a nezpracované dokumenty budou dostupné v sekci Na zpracování.

Upload dokumentu video:

na Zpracování

Zpracování dokumentu nastává buď po nahrání souboru nebo po výběru již dříve nahraného souboru v sekci Na zpracování.

V rámci zpracování se nejprve vybere typ dokumentu (1). Následně proběhne OCR rozpoznání dokumentu a předvyplnění metadat dokumentu. V případě, že krok Verify není definován, uživatel musí vybrat schvalovací linii (3). Pokud je dokument od stávajícího dodavatele v systému, tento se dá vyhledat podle názvu nebo IČ (4), v případě že nebyl rozpoznán systémem OCR. Pokud se jedná o nového dodavatele, uživateli jsou nabídnuty políčka na vyplnění údajů o novém dodavateli a tento je následně přidán do seznamu stávajících dodavatelů. V případě uživatele s rolí Správce je dostupné také pole "Přeskočit schvalování" (2). Pokud je pole zaškrtnuto, dokument je automaticky schválen. Tato funkcionalita je vhodná na nahrání historických dokumentů, kterou již nemusí projít schvalováním ani účtováním. Při zpracování se kontroluje, zda v systému již existuje dokument od stejného dodavatele se stejným číslem. Pokud ano, nedovolí ho zpracovat, čímž se předchází nepřekrývat v systému.

Upload s zpracování dokumentu video:

na Schválení

Sekce obsahující seznam dokumentů, které se nacházejí v kroku kde je definován aktuální uživatel a tudíž mají jím být schvalovány. Uživatel může dokument nejen schválit a tím poslat dokument do dalšího schvalovacího kroku, ale může dokument také zamítnout. Při zamítnutí si umí vybrat, do kterého předchozího kroku ho pošle. Když se při zamítání dokument dostane na krok Verify, nebo v případě že Verify krok není použit, na počáteční krok v Approve sekci, je možné dokument označit "na odstranění". V tomto případě padne do sekce "Na odstranění" a čeká na zkompletování odstranění.

schválení dokumentu video:

k odstranění

na odstranění Sekce obsahuje dokumenty označené "na odstranění". Uživatel potvrzením odstranění odstraní dokument. Takový dokument je stále vyhledatelný v sekci "Všechny dokumenty".

Detail dokumentu

V rámci detailu dokumentu je vidět náhled dokumentu (1), jeho metadata (2), možné akce (3) a komentáře (4). Pomocí záložek si lze zobrazit celou historii dokumentu (5) nebo jeho přílohy (6).