schvalovací proces

Schvalovací proces sestává ze 6ti základních kroků:

Upload / Nahrání

Tento krok je standardně dostupný všem uživatelům systému. V případě, že chceme zamezit některým uživatelům nahrávat do systému, víme je z tohoto kroku vyřadit. V případě, že krok Verify nemá žádného uživatele, musí ten kdo nahrává dokument rovnou vybrat i schvalovací linii.

Verify / Prvotní kontrola

Jedná se o prvotní kontrolu po nahrání, kde se mohou odchytit formální nedostatky ještě před samotným schvalováním. V tomto kroku se vybírá schvalovací linie pro schvalování. V případě, že je tento krok vynechán, schvalovací linie se vybírá již v kroku Upload.

Approve / Schvalování

V tomto kroku je možnost mít neomezený počet paralelních schvalovacích linií av každé schvalovací linii mat libovolný počet podkrokov. Jednotlivé podkroky mohou mít definovanou minimální hodnotu dokumentu, které mají být v tomto podkroku zastavit ke schválení. Dokumenty s nižší hodnotou než je minimální tento podkrok přeskakují a jdou dále ve schvalovacím procesu.

Controlling / Kontrola kontrolorem

Krok pro kontrolu finančním kontrolorem. Krok může mít minimální hodnotu nebo být vynechán.

Payment release / Uvolnění na platbu

Krok který může obsahovat libovolný počet podkrokov s minimální hodnotou, ideální pro schvalování finančním ředitelem a následně generálním ředitelem.

Accounting / Zaúčtování

Do tohoto kroku je možné přiřadit pouze uživatelů s rolí Účetní, jelikož se jedná o finální zaúčtování. V tomto kroku je dostupný export dokumentu do účetnictví

Výsledný Export dokumentu do účetnictví ...

nastavení procesu

Přidání schvalovací linii video:

statistika schvalování

Statistika schvalování ukazuje pro každý krok, kolik je aktuálně čekajících dokumentů v každém kroku, kolik dokumentů bylo v každém kroku schválených a jaká byla průměrná doba schvalování v každém kroku. Pro čekající i schválené dokumenty je možné si zobrazit seznamy jednotlivých dokumentů. Standardně jsou statistiky z aktuálního měsíce ale je možné to změnit přes výběr dat v horní části statistik.