Dokumentenverwaltung

Hochladen / Hochladen

Alle Benutzer und Lieferanten mit der Supplier Gate-Funktion können Dokumente hochladen, mit Ausnahme derjenigen, die in den Einstellungen für den Genehmigungsprozess vom Schritt Hochladen ausgeschlossen sind.

Es können mehrere Dokumente gleichzeitig hochgeladen werden. Die Dateigrößenbeschränkung beträgt 5 MB.

Nach dem Hochladen von Dateien wird der Benutzer umgeleitet, um die hochgeladenen Dokumente zu verarbeiten. Der Benutzer kann die Verarbeitung von Dokumenten jederzeit beenden. Unverarbeitete Dokumente sind im Abschnitt Verarbeitung verfügbar.

Dokument hochladen Video:

Zur Bearbeitung

Die Dokumentverarbeitung erfolgt entweder nach dem Hochladen einer Datei oder nachdem eine zuvor hochgeladene Datei im Abschnitt Zur Verarbeitung ausgewählt wurde.

Im Rahmen der Bearbeitung wird zunächst die Belegart (1) ausgewählt. Anschließend erkennt OCR das Dokument und füllt die Metadaten des Dokuments vor. Wenn der Überprüfungsschritt nicht definiert ist, muss der Benutzer die Genehmigungszeile (3) auswählen. Wenn das Dokument von einem im System vorhandenen Lieferanten stammt, kann es nach Name oder ID (4) durchsucht werden, wenn es von der Texterkennung nicht erkannt wird. Wenn es sich um einen neuen Anbieter handelt, werden dem Benutzer Felder zum Ausfüllen der Daten des neuen Anbieters angeboten, die dann zur vorhandenen Anbieterliste hinzugefügt werden. Bei einem Benutzer mit der Rolle "Administrator" steht auch das Feld "Genehmigung überspringen" (2) zur Verfügung. Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Dokument automatisch genehmigt. Diese Funktion eignet sich zum Hochladen von historischen Dokumenten, die nicht mehr genehmigt oder abgerechnet werden müssen. Während der Bearbeitung wird geprüft, ob im System bereits ein Beleg desselben Lieferanten mit derselben Belegnummer vorhanden ist. In diesem Fall kann es nicht verarbeitet werden, wodurch Systemduplikationen vermieden werden.

Upload mit Dokumentenverarbeitung Video:

Bei Genehmigung

Ein Abschnitt, der eine Liste von Dokumenten enthält, die sich in dem Schritt befinden, in dem der aktuelle Benutzer definiert ist und somit genehmigt werden soll. Der Benutzer kann das Dokument nicht nur genehmigen und damit an den nächsten Genehmigungsschritt senden, sondern auch ablehnen. Wenn er abgelehnt wird, kann er wählen, welchen vorherigen Schritt er senden wird. Wenn ein Dokument den Überprüfungsschritt erhält, wenn es abgelehnt wird, oder wenn der Überprüfungsschritt nicht verwendet wird, um den ersten Schritt im Abschnitt Genehmigen, kann das Dokument als "zum Entfernen" markiert werden. In diesem Fall wird es in den Bereich "Löschen" verschoben und es wird gewartet, bis das Entfernen abgeschlossen ist.

Genehmigen Sie das Dokument Video:

Zu entfernen

zum Löschen Der Abschnitt enthält Dokumente, die mit "zum Löschen" markiert sind. Der Benutzer löscht das Dokument, indem er den Löschvorgang bestätigt. Ein solches Dokument kann weiterhin im Bereich "Alle Dokumente" durchsucht werden.

Dokumentdetail

Im Dokumentdetail sehen Sie eine Vorschau des Dokuments (1), seiner Metadaten (2), möglicher Aktionen (3) und Kommentare (4). Verwenden Sie die Lesezeichen, um den gesamten Verlauf des Dokuments (5) oder seines Anhangs (6) anzuzeigen.