Správa dokumentov

Upload / Nahratie

Nahrávať dokumenty môžu všetci používatelia a dodávatelia s funkciou Supplier Gate okrem tých, ktorý sú v nastavení schvaľovacieho procesu vylúčený z kroku Upload.

Nahrať je možné viacero dokumentov naraz. Limit pre veľkosť nahrávaného súboru je 5MB.

Po nahratí súborov je používateľ presmerovaný na spracovanie nahraných dokumentov. Používateľ môže kedykoľvek ukončiť spracovanie dokumentov a nespracované dokumenty budú dostupné v sekcii Na spracovanie.

Upload dokumentu Video:


Na Spracovanie

Spracovanie dokumentu nastáva buď po nahraní súboru alebo po výbere už predtým nahraného súboru v sekcii Na spracovanie.

V rámci spracovania sa najprv vyberie typ dokumentu (1). Následne prebehne OCR rozpoznanie dokumentu a predvyplnenie metadát dokumentu. V prípade, že krok Verify nie je definovaný, používateľ musí vybrať schvaľovaciu líniu(3). Ak je dokument od existujúceho dodávateľa v systéme, tento sa dá vyhľadať podľa názvu alebo IČO(4), v prípade že nebol rozoznaný systémom OCR. Ak sa jedná o nového dodávateľa, používateľovi sú ponúknuté políčka na vyplnenie údajov o novom dodávateľovi a tento je následne pridaný do zoznamu existujúcich dodávateľov. V prípade používateľa s rolou Admin je dostupné aj pole „Preskočiť schvaľovanie“(2). Ak je pole zaškrtnuté, dokument je automaticky schválený. Táto funkcionalita je vhodná na nahratie historických dokumentov, ktorú už nemusia prejsť schvaľovaním ani účtovaním. Pri spracovaní sa kontroluje, či v systéme už existuje dokument od rovnakého dodávateľa s rovnakým číslom dokumentu. Ak áno, nedovolí ho spracovať, čím sa predchádza duplicitám v systéme.

Upload s spracovanie dokumentu Video:


Na Schválenie

Sekcia obsahujúca zoznam dokumentov, ktoré sa nachádzajú v kroku kde je definovaný aktuálny používateľ a teda majú ním byť schvaľované. Používateľ môže dokument nie len schváliť a tým poslať dokument do ďalšieho schvaľovacieho kroku, ale môže dokument aj zamietnuť. Pri zamietnutí si vie vybrať, do ktorého predchádzajúceho kroku ho pošle. Keď sa pri zamietaní dokument dostane na krok Verify, alebo v prípade že Verify krok nie je použitý, na počiatočný krok v Approve sekcii, je možné dokument označiť „na odstránenie“. V tomto prípade padne do sekcie „Na odstránenie“ a čaká na skompletizovanie odstránenia.

Schválenie dokumentu Video:


Na odstránenie

na odstránenie Sekcia obsahuje dokumenty označené „na odstránenie“. Používateľ potvrdením odstránenia odstráni dokument. Takýto dokument je stále vyhľadatelný v sekcii „Všetky dokumenty“.


Detail dokumentu

V rámci detailu dokumentu je vidieť náhľad dokumentu(1), jeho metadáta(2), možné akcie(3) a komentáre(4). Pomocou záložiek si je možné zobraziť celú históriu dokumentu(5) alebo jeho prílohy(6).