ACADSYS je online aplikácia, takže pre Vás odpadá nutnosť prevádzkovať zložitú implementáciu servera a inštálacie klientskych staníc. ACADSYS je vždy aktualizovaný a všetky nové funkcie sú vďaka tomu distribuované ihneď a všetkým jeho používateľom.

Beží na moderných cloud technológiách s vysokým stupňom zabezpečenia a Vaše údaje sú v databázach a úložiskách šifrované.

ACADSYS je plne responzibilný a testovaný naprieč širokou škálou mobilných zariadení a kompatibilný so všetkými modernými webovými prehliadačmi.

Upload a skenovanie dokumentov

Ako sa dokumenty dostanú do ACADSYS?

• Je tu hneď niekoľko spôsobov, ako nahrať Vaše dokumenty do systému.
• Upload elektronickej verzie dokumentu
• Hromadný upload dokumentov
• Skenovanie pomocou skenera PC
• Fotografia cez mobilný telefón
• E-mailom (pripravujeme)

Upload elektronickej verzie dokumentu

ACADSYS má najvyššiu úspešnosť rozpoznávania Vašich údajov v prípade, že nahráte elektronickú verziu faktúry, ktorú mate od dodávateľa.

Hromadný upload dokumentov

Efektívnym spôsobom pridávania dokumentov môže byť aj hromadný upload. Stačí, keď miesto jedného súboru na nahratie do ACADSYS vyberiete súborov viac a po nahratí Vás počkajú v sekcii dokumentov na spracovanie. Nie je nutné, aby osoba, čo naskenuje dokument zároveň dokumenty spracovala a označila. Skenovanie pomocou skenera PC.

Dokumenty, ktoré prichádzajú do Vašej spoločnosti v papierovej podobe, nie sú prekážkou k úspešnému spracovaniu. Takéto doklady stačí iba naskenovať, ideálne s pomocou automatického podávača pre jednoduchšiu prácu a následne vytvorené skeny dokumentov nahrať do systému, buď po jednom alebo prostredníctvom hromadného uploadu.

Pre náročných pripravujeme možnosť pripojiť skener prostredníctvom LAN siete na našu službu.

Fotografia cez mobilný telefón

Pokiaľ používate ACADSYS na Vašom mobilnom telefóne, máte možnosť pri nahrávaní dokumentu vybrať priamo aplikáciu alebo fotoaparát. ACADSYS si s takto naskenovaným dokumentom poradí rovnako ľahko a efektívne. Existujú aj aplikácie, ktoré Vám fotenie dokumentov zjednodušia a odfotený dokument orežú a natočia. Takéto aplikácie nájdete na aplikačnom obchode Vašej platformy a budú potom rovnako dostupné v ponuke pre upload dokumentov.

E-mailom (pripravujeme)

Pripravujeme pre Vás možnosť pripojiť si e-mailovú schránku, ku ktorej bude mať ACADSYS prístup a priložené dokumenty z príloh bude automaticky zaraďovať do fronty na spracovanie.

Rozpoznávanie textu a údajov na dokumentoch

Neustále rozširujeme schopnosti rozpoznávania textu a údajov na dokumentoch tak, aby sme pokryli čo najväčšie množstvo účtovných a fakturačných systémov, ktoré sa u nás používajú a aby objem ručne prepisovaných údajov bol čo najmenší.

Využívame vlastné technológie vyťažovania údajov z dokumentov, tak rôzne dodávateľské technológie rozpoznávania textu, ktoré nakupujeme a testujeme v našom lokálnom prostredí a podľa požiadaviek našich klientov.

Vďaka výsledným mixom technológií a postupov, znižujeme nutnosť opisovať údaje až o 80%, pričom tieto údaje sa dopĺňajú iba raz, čo celý proces zjednodušuje ešte efektívnejšie.

Akým procesom prebieha schvaľovanie dokumentov v ACADSYS?

Po implementácii workflow systému môžete plne riadiť proces schvaľovania dokladov a definovať zodpovedných kolegov pre jednotlivé fáze schvaľovania.

Základné fázy schvaľovania sú: upload, skenovanie, overenie, schválenie, kontrola, uvoľnenie platieb a zaúčtovanie. Pričom samotné schvaľovanie viete ďalej rozdeliť do vetví. Často sa to používa pre rozdelenie podľa oddelení v spoločnosti. V jednotlivých oddeleniach vieme potom určiť pri akých sumách sa vyžaduje schválenie a ktorým kolegom. Pričom viete vyžadovať schválenie od viacerých ľudí naraz alebo za sebou.

Pokiaľ je schvaľovanie dokumentov vo Vašej spoločnosti problematické, obráťte sa na našich pracovníkov. Dozviete sa aké pozitívne zmeny môže do života Vašej spoločnosti priniesť naše riešenie a spôsob, ako ho používať práve u Vás.

Štatistiky a história

ACADSYS ponúka prehľadné a jednoduché štatistiky. Tie sa generujú podľa Vašich nastavení v schvaľovacích líniách a viete prehľadne, v ktorých líniách schvaľovania najčastejšie čakajú dokumenty a koľko ich je aktuálne spracovaných.

Jednoduché štatistiky sú dostupné aj pre jednotlivých kolegov, ako je počet schválených dokumentov za tento mesiac a priemerná doba schvaľovania v dňoch.

Každý kolega a dokument v systéme má vlastnú podrobnú históriu a tak vieme vždy zodpovedne a transparentne sledovať tok a schvaľovanie dokumentov.