ACADSYS ist eine Online-Anwendung, sodass Sie keine komplexe Serverimplementierung ausführen und keine Client-Station installieren müssen. ACADSYS wird immer aktualisiert und alle neuen Funktionen werden sofort und an alle Benutzer verteilt.
Es läuft auf modernen Cloud-Technologien mit einem hohen Maß an Sicherheit und Ihre Daten werden in Datenbanken und Speichern verschlüsselt.
ACADSYS ist ein voll ansprechendes und auf einer Vielzahl von Mobilgeräten getestetes System, das mit allen modernen Webbrowsern kompatibel ist.
Dokumente hochladen und scannen
Wie gelangen Dokumente zu ACADSYS?
- Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Ihre Dokumente in das System hochzuladen.
- Laden Sie die elektronische Version des Dokuments hoch
- Bulk-Upload-Dokumente
- Scannen mit einem PC-Scanner
- Foto über Handy
- Per E-Mail (in Kürze)
Laden Sie die elektronische Version des Dokuments hoch
ACADSYS hat die höchste Erfolgsquote bei der Erkennung Ihrer Daten, wenn Sie eine elektronische Version der Rechnung hochladen, die Sie vom Lieferanten erhalten haben.
Bulk-Upload-Dokumente
Eine effektive Möglichkeit zum Hinzufügen von Dokumenten ist auch der Bulk-Upload. Sie müssen lediglich mehrere Dateien anstelle einer Datei zum Hochladen in ACADSYS auswählen und im Abschnitt "Dokumente" auf das Hochladen warten. Es ist nicht erforderlich, dass die Person, die das Dokument gleichzeitig scannt, die Dokumente bearbeitet und markiert. Scannen mit einem PC-Scanner.
Dokumente, die auf Papier in Ihr Unternehmen gelangen, sind kein Hindernis für eine erfolgreiche Verarbeitung. Sie müssen nur solche Dokumente scannen, idealerweise mit Hilfe eines automatischen Dokumenteneinzugs, um einfacher arbeiten zu können, und dann Dokumentenscans einzeln oder durch Massen-Upload im System erstellen.
Für die Anspruchsvollen bereiten wir vor, den Scanner über LAN mit unserem Service zu verbinden.
Foto über Handy
Wenn Sie ACADSYS auf Ihrem Mobiltelefon verwenden, können Sie beim Aufzeichnen eines Dokuments direkt eine Anwendung oder eine Kamera auswählen. ACADSYS verarbeitet dieses gescannte Dokument mit der gleichen Leichtigkeit und Effizienz. Es gibt auch Anwendungen, die das Aufnehmen von Fotos und das Zuschneiden und Aufnehmen Ihres Dokuments vereinfachen. Sie finden solche Anwendungen im Anwendungsspeicher Ihrer Plattform und sie sind dann im Menü zum Hochladen von Dokumenten verfügbar.
Per E-Mail (in Kürze)
Wir bereiten für Sie die Möglichkeit vor, eine Verbindung zu einem E-Mail-Postfach herzustellen, auf das ACADSYS Zugriff hat, und angehängte Dokumente aus den Anhängen an die Verarbeitungswarteschlange anzuhängen.
Text und Daten auf Dokumenten erkennen
Wir erweitern ständig die Fähigkeit, Texte und Daten in Dokumenten zu erkennen, um so viele Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme wie möglich abzudecken und das manuelle Umschreiben zu minimieren.
Wir verwenden unsere eigene Technologie zum Extrahieren von Daten aus Dokumenten sowie verschiedene Texterkennungstechnologien, die wir in unserer lokalen Umgebung und gemäß den Anforderungen unserer Kunden kaufen und testen.
Dank des daraus resultierenden Mixes von Technologien und Verfahren reduzieren wir die Notwendigkeit, Daten zu beschreiben, um bis zu 80%. Diese Daten werden nur einmal hinzugefügt, wodurch der Prozess noch effizienter wird.
Wie werden Dokumente in ACADSYS genehmigt?
Nach der Implementierung des Workflow-Systems können Sie den Dokumentgenehmigungsprozess vollständig verwalten und für jede Genehmigungsphase die zuständigen Kollegen definieren.
Die grundlegenden Phasen der Genehmigung sind: Hochladen, Scannen, Überprüfen, Genehmigen, Überprüfen, Freigeben von Zahlungen und Veröffentlichen. Sie können die Genehmigung selbst weiter in Zweige unterteilen. Oft wird dies verwendet, um nach Abteilungen im Unternehmen zu unterteilen. Wir können dann festlegen, in welchen Abteilungen welche Beträge für die Genehmigung erforderlich sind und welche Kollegen. Sie können die Genehmigung mehrerer Personen gleichzeitig oder hintereinander verlangen.
Wenn Sie Probleme bei der Genehmigung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiter. Sie erfahren, welche positiven Veränderungen unsere Lösungen bewirken und wie Sie sie in Ihrem Unternehmensleben einsetzen können.
Statistik und Geschichte
ACADSYS bietet übersichtliche und einfache Statistiken. Diese werden entsprechend Ihren Einstellungen in den Genehmigungszeilen generiert und Sie sehen deutlich, in welchen Genehmigungszeilen die Dokumente am häufigsten warten und wie viele gerade bearbeitet werden.
Für einzelne Kollegen stehen auch einfache Statistiken zur Verfügung, z. B. die Anzahl der genehmigten Dokumente für diesen Monat und die durchschnittliche Genehmigungszeit in Tagen.
Jeder Mitarbeiter und jedes Dokument im System verfügt über eine eigene detaillierte Historie, sodass wir Dokumente immer verantwortungsbewusst und transparent verfolgen und dokumentieren können.
