ACADSYS je online aplikace, takže pro Vás odpadá nutnost provozovat složitou implementaci serveru a instalace klientských stanic. ACADSYS je vždy aktualizován a všechny nové funkce jsou díky tomu distribuovány ihned a všem jeho uživatelům.

Běží na moderních cloud technologiích s vysokým stupněm zabezpečení a Vaše údaje jsou v databázích a úložištích šifrované.

ACADSYS je plně responzibilný a testován napříč širokou škálu mobilních zařízení a kompatibilní se všemi moderními webovými prohlížeči.

Upload a skenování dokumentů

Jak se dokumenty dostanou do ACADSYS?

• Je tu hned několik způsobů, jak nahrát Vaše dokumenty do systému.
• Upload elektronické verze dokumentu
• Hromadný upload dokumentů
• Skenování pomocí skeneru PC
• Fotografie přes mobilní telefon
• E-mailem (připravujeme)

Upload elektronické verze dokumentu

ACADSYS má nejvyšší úspěšnost rozpoznávání Vašich údajů v případě, že nahrajete elektronickou verzi faktury, kterou mate od dodavatele.

Hromadný upload dokumentů

Efektivním způsobem přidávání dokumentů může být i hromadný upload. Stačí, když místo jednoho souboru na nahrání do ACADSYS vyberete souborů více a po nahrání Vás počkají v sekci dokumentů na zpracování. Není nutné, aby osoba, co naskenuje dokument zároveň dokumenty zpracovala a označila. Skenování pomocí skeneru PC.

Dokumenty, které přicházejí do vaší společnosti v papírové podobě, nejsou překážkou k úspěšnému zpracování. Takové doklady stačí pouze naskenovat, ideálně s pomocí automatického podavače pro jednodušší práci a následně vytvořené skeny dokumentů nahrát do systému, buď po jednom nebo prostřednictvím hromadného uploadu.

Pro náročné připravujeme možnost připojit skener prostřednictvím LAN sítě na naši službu.

Fotografie přes mobilní telefon

Pokud používáte ACADSYS na Vašem mobilním telefonu, máte možnost při nahrávání dokumentu vybrat přímo aplikaci nebo fotoaparát. ACADSYS si s takto naskenovaným dokumentem pořadí stejně snadno a efektivně. Existují i aplikace, které Vám focení dokumentů zjednoduší a vyfocen dokument oříznuty a natočí. Takové aplikace najdete na aplikačním obchodě Vaší platformy a budou pak stejně dostupné v nabídce pro upload dokumentů.

E-mailem (připravujeme)

Připravujeme pro Vás možnost připojit si emailovou schránku, ke které bude mít ACADSYS přístup a přiložené dokumenty z příloh bude automaticky zařazovat do fronty ke zpracování.

Rozpoznávání textu a dat na dokumentech

Neustále rozšiřujeme schopnosti rozpoznávání textu a dat na dokumentech tak, abychom pokryli co největší množství účetních a fakturačních systémů, které se u nás používají a aby objem ručně přepisování údajů byl co nejmenší.

Využíváme vlastní technologie vytěžování dat z dokumentů, tak různé dodavatelské technologie rozpoznávání textu, které nakupujeme a testujeme v našem lokálním prostředí a dle požadavků našich klientů.

Díky výsledným mixem technologií a postupů, snižujeme nutnost opisovat údaje až o 80%, přičemž tyto údaje se doplňují pouze jednou, což celý proces zjednodušuje ještě efektivněji.

Jakým procesem probíhá schvalování dokumentů v ACADSYS?

Po implementaci workflow systému můžete plně řídit proces schvalování dokladů a definovat odpovědných kolegů pro jednotlivé fázi schvalování.

Základní fáze schvalování jsou: upload, skenování, ověření, schválení, kontrola, uvolnění plateb a zaúčtování. Přičemž samotné schvalování víte dále rozdělit do větví. Často se to používá pro rozdělení podle oddělení ve společnosti. V jednotlivých odděleních umíme potom určit při jakých částkách se vyžaduje schválení a kterým kolegům. Přičemž víte vyžadovat schválení od několika lidí najednou nebo za sebou.

Pokud je schvalování dokumentů ve Vaší společnosti problematické, obraťte se na naše pracovníky. Dozvíte se jaké pozitivní změny může do života Vaší společnosti přinést naše řešení a způsob, jak ho používat právě u Vás.

Statistiky a historie

ACADSYS nabízí přehledné a jednoduché statistiky. Ty se generují podle Vašich nastavení v schvalovacích liniích a víte přehledně, ve kterých liniích schvalování nejčastěji čekají dokumenty a kolik jich je aktuálně zpracovaných.

Jednoduché statistiky jsou dostupné i pro jednotlivé kolegy, jako je počet schválených dokumentů za tento měsíc a průměrná doba schvalování ve dnech.

Každý kolega a dokument v systému má vlastní podrobnou historii a tak víme vždy zodpovědně a transparentně sledovat tok a schvalování dokumentů.